Si vous voulez être précis dans l’enregistrement de vos compte, vous aurez certainement un grand nombre de comptes pour décrire les différents comptes de revenus, de charges, d’actif et de passif que vous souhaitez suivre. Cela peut rapidement rendre l’analyse compliquée, sauf à organiser les comptes de manière à agréger les comptes de même type et obtenir des vues résumés qui ont du sens pour vous. Vous pourriez par exemple vouloir suivre vos dépenses de gaz, d’électricité, d’eau et de téléphone séparément, mais en ayant aussi un résumé que vous pourriez appeler ‘factures’.
BudgetInMind utilise 5 niveaux hiérarchiques:
- Le Compte représente l’enveloppe principale où les transactions sont enregistrées, par exemple Téléphone, Electricité, …
- Une sous-classe contient un ensemble de Comptes, par exemple Factures, Alimentation, …
- Un Groupe contient un ensemble de sous-classes, par exemple Dépenses Récurrentes, Dépenses d’équipement, …
- Une Classe contient un ensemble de groupes. Il y a 5 Classes: Produits, Dépenses, Actif, Passif, et Spéciaux.
- Le Type contient les Classes. Il y a 3 Types: Gestion, Bilan, et Spéciaux.
Nous vous recommandons d’utiliser la hiérarchie pour organiser vos comptes.
Astuce: Utiliser l’assistant de création de base de données pour créer une structure globale étoffée. Cela vous donnera un très bon point de départ.
Convention de nommage dans le journal
Comme il y a 5 niveaux de hiérarchie, un compte est identifié de manière unique par son nom complet Type:Classe:Groupe:SousClasse:Compte. Cependant, cette nomenclature serait très lourde à utiliser dans le journal s’il fallait rentrer tout ce texte pour chaque compte.
BudgetInMind simplifie car seule l’unicité au niveau SousClasse:Compte est requise. Par exemple BudgetInMind défini de manière unique le compte Gaz en sélectionnant le nom complet Factures:Gaz dans l’exemple ci-dessus.
Cela a pour conséquence que chaque Type, Classe, Groupe, et Sous-classe doit être unique dans son niveau d’agrégation. Autrement dit, si vous nommez une sous-classe Factures, il ne peut pas y avoir d’autres sous-classe qui s’appelle Factures, même dans un Groupe différent. Il en va de même pour les niveaux hiérarchiques Groupe, Classes et Types. En pratique, ce n’est pas un problème, puisque le seul endroit ou vous pourriez utiliser 2 fois le même noms est au niveau des Comptes comme montré ci-contre.
Les Classes sont le premier niveau hiérarchique visible dans BudgetInMind par l’utilisateur. Il y a 5 classes qui ne peuvent être modifiées. Chaque compte appartiendra à l’une de ces classes. Ces classes définissent le comportement des comptes (augmentation au crédit, remise à zéro du solde en début d’année, signe pour le calcul du résultat).
- Actif: Contient tous les comptes d’actif, comme les comptes bancaires, créances clients, immobilisations, etc…
- Passif: Contient tous les comptes de passif, comme les dettes, fournisseurs, capitaux, réserves, etc…
- Charges: Contient tous les comptes de charges, comme l’alimentation, le gaz, l’électricité, l’essence, les habits, etc…
- Produits: Contient tous les comptes d’actif, comme les salaires, les bonus, les dividendes, les intérêts, les gains financiers, etc…
- Spéciaux: Contient des comptes spéciaux de régulation utilisés par BudgetInMind.
Le Groupe est le premier niveau hiérarchique de BudgetInMind personnalisable. Vous pouvez créer autant de groupes que vous le souhaitez. Ils ne servent qu’à agréger les sous-classes pour donner un niveau d’abstraction supérieur. Bien qu’il faille en créer au minimum 1 par classe, vous pouvez après choisir de ne pas les montrer si vous avez assez de niveaux hiérarchiques avec les comptes, les sous-classes et les classes.
Attention: Le groupes doivent être uniques. Il ne peut y avoir qu’un seul groupe avec un nom donné.
Le niveau hiérarchique des Sous-classes est aussi fortement personnalisable. Vous pouvez créer autant de sous-classes que vous le désirez. Les sous-classes sont très importantes car chaque compte sera identifié par son nom unique SousClasse:Compte. La figure ci-dessous montre un exemple de structure de sous-classe (en gras & noir).
Attention: Certaines sous-classes sont protégées par BudgetInMind soit parce que ses systèmes d’automation requièrent ces sous-classes ou simplement parce que BudgetInMind s’attend à ce que ces sous-classes existent. Vous ne pourrez pas changer leurs noms ou les supprimer.
Les sous-classes protégées sont:Banque, Client, Fournisseur, Fonds Propres, Résultat, Revalorisation Actifs, Frais Financiers, Gains,et Liaison.
Ces sous-classes sont marquées par un astérisque (*) sur la figure ci-dessus.
Les Comptes sont les enveloppes des comptes réels. Ils se trouvent au niveau hiérarchique le plus bas et sont la granularité la plus fine de votre comptabilité. Les comptes sont aussi extrêmement personnalisables. La figure ci-dessous montre un exemple possible d’une structure de comptes (en noir).
Un compte enregistre les montants, soldes, et prévisionnels avec une granularité mensuelle. Il est possible de contrôler la visibilité de chaque compte pour chaque triplet {Utilisateur, Année, Devise}. Toutes les entrées journal se feront par ces comptes.
Comme BudgetInMind autorise plusieurs comptes à avoir le même nom, mais comme il faut pouvoir identifier de manière unique chaque compte, chaque compte sera identifié par son nom unique: SousClasse:Compte. Par exemple, le compte enregistrant le salaire de Jean est Salaires:Jean, le compte de liaison entre la BNP et ETrade pour les transfers interbancaires est Liaison:BNP – ETrade, le compte enregistrant les dépenses d’électricité est Factures:Electricité, et les comptes qui enregistrent les dépenses de vêtements de Jean et Nathalie sont respectivement Jean:Habits and Nathalie:Habits.
Attention: Certains comptes sont protégés par BudgetInMind qui génère des entrées automatiques pour ces comptes. Vous ne pouvez changer leurs noms ni les supprimer.
Les comptes protégés sont:Fonds Propres:Capital, Fonds Propres:Résultat, et Résultat:Bénéfice.
Ces comptes sont marqués par un astérisque (*) dans la figure ci-dessus.
