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Optimiser la saisie des comptes

Comment une bonne utilisation de BudgetInMind réduit drastiquement le temps de saisie

Comme nous savons tous que l’entrée des comptes est une tache souvent perçue comme pénible et preneuse de temps, BudgetInMind offre un ensemble d’outils pour accélérer la saisie et minimiser le travail requis. Après votre premier mois d’utilisation de BudgetInMind, vous constaterez que le mois suivant contiendra >80% de transactions de même type.

Pourquoi recréer ces entrées si vous pouvez utiliser le travail déjà fait? Cette section vous montrera les différentes astuces pour rendre la saisie de vos comptes plus simple et plus rapide.

Les utilisateurs de BudgetInMind pour Mac peuvent se référer à la section 5.0 de la documentation pour voir le détail de toutes les options suivantes.

Saisie (semi-)automatique des comptes
BudgetInMind autorise une infinité de comptes. Certains ne seront visibles que pour une devise, une année, ou un utilisateur donné. Pourquoi tous ces comptes devraient-ils être visibles tout le temps? De plus, pourquoi devoir chercher parmi une longue liste pour trouver ce que vous chercher?

La Vue Structure des Comptes, vous permet de définir la visibilité de chaque compte pour chaque triplet {Année, Utilisateur, Devise} possible.

De plus, dans la vue Entrée Journal de la version Mac, chaque liste de compte est auto-filtrante. Dans la version iPad, il suffit de cliquer sur le compte pour le sélectionner, grace à un menu intelligent.
Filtrer le journal
BudgetInMind vous permet de filtrer le journal des entrées et de ne montrer que celles qui vous intéressent. Vous pouvez filter sur un mois donné, une institution bancaire donnée, ou en saisissant un texte.

N’oubliez pas de supprimer le filtre une fois que vous n’en avez plus besoin
Si vous laisser le filtrage, vous ne verrez pas toutes les lignes. Parfois, vous pouvez avoir le sentiment que certaines lignes que vous avez entrées ont disparu. C’est certainement parce que vous avez laissé le filtrage actif!
Cloner une entrée
Pourquoi recréer des entrées si vous pouvez utiliser le travail déjà fait? Vous pouvez clonez n’importe quelle entrée existante pour la dupliquer:

Sélectionnez une entrée pour la modifier, déselectionnez la pour créer une copie.
L’échéancier regroupe toutes vos entrées récurrentes
La plupart des transactions que vous effectuez chaque mois sont souvent similaires, voire identiques, à celles faites le mois précédent. Par exemple, vous recevez votre salaire tous les mois, vous payez votre loyer, votre emprunt, vos factures de téléphone chaque mois, vous dépensez pour acheter de la nourriture tous les mois, etc… Même si les dates et les montants peuvent varier d’un mois à l’autre, les comptes à ventiler eux sont toujours les mêmes.

L’échéancier vous permet de saisir les entrées récurrentes, définir leurs périodicités (d’une fois toute les 2 semaines à 1 fois par an), et de les insérer automatiquement dans le mois que vous souhaitez en une seule opération.
Utiliser les raccourcis
L’échéancier sert à insérer automatiquement les entrées stables et récurrentes. Cependant, il arrive souvent que vous souhaitiez utiliser un gabarit d’entrée qui n’est pas périodique. C’est le cas par exemple des dépenses d’alimentation, ou de l’essence pour la voiture. Vous utilisez toujours les mêmes comptes, mais la date et les montants changent à chaque fois.

BudgetInMind vous permet, au travers des raccourcis, de créer des gabarits d’entrée facilement réutilisable à tout moment.
Définir et mettre à jour l’indicateur de pointage
BudgetInMind gère 3 type de soldes (réel, web et relevé bancaire). Le drapeau de vérification de chaque entrée journal contrôle les valeurs de ces 3 soldes. Le drapeau de vérification, ou drapeau de pointage est utilisé pour vérifier vos entrées journal avec la vue de votre banque. Il y a 4 niveaux de pointage (entré, programmé, web et relevé bancaire). Pour le mettre à jour, il suffit dans la vue journal ou dans la vue compte de cliquer sur l’image du niveau de pointage pour la changer.

Le meilleur moyen de mettre à jour le niveau de vérification
Bien qu’il soit possible de mettre à jour le niveau de vérification dans le Journal, nous recommandons fortement d’utiliser la vue des Comptes bancaires pour mettre à jour les entrées du compte bancaire que vous vérifiez. Vous pourrez y voir en effet une réplique parfaite de la vue de votre compte bancaire vue par votre banque, qu’il soit papier ou électronique.
Utiliser les couleurs
Comme les entrées journal peuvent avoir une ligne ou plusieurs lignes, il est important d’utiliser un code visuel pour différencier une entrée mono-ligne d’une entrée multi-lignes.

Utiliser les couleur pour des entrées multi-lignes:

Nous recommandons d’utiliser une couleur de texte noire pour une entrée mono-ligne et d’utiliser une autre couleur de texte pour les entrées multi-lignes.

Utiliser une couleur de fond pour les entrées de l’échéancier:

L’échéancier insère automatiquement les entrées récurrentes. Comme ces entrées n’ont pas encore nécessairement eues lieu et que vous n’avez pas encore de facture ou de reçu, il faut rapidement pouvoir les trouver dans la vue Journal.